Le compte à rebours est lancé. La réforme de la facture électronique n’est plus un projet lointain : elle arrive à grands pas ! Avec un calendrier serré qui ne laisse plus de place pour l’improvisation.
Pour les cabinets d’expertise comptables, le défi est double : se mettre en conformité et accompagner vos clients vers ce changement. Ceux qui s’organisent dès aujourd’hui auront un temps d’avance. Les autres risquent de subir la transition plutôt que de la maîtriser.
Bonne nouvelle : vous pouvez agir dès aujourd’hui ! En structurant vos processus, en impliquant vos équipes et en choisissant les bons outils, votre cabinet sera prêt. Et en position de force pour accompagner vos clients.
Alors, par où commencer ? Voici une checklist concrète pour bâtir, pas à pas, une organisation solide et être prêt à temps.
1. Maîtriser les règles et le calendrier
- Lister les échéances : intégrer les dates clés de la réforme dans votre planning interne.
- Partager l’information : afficher le calendrier dans vos locaux, le communiquer en interne et à vos clients.
- Mettre en place une veille régulière : suivre les communications de la DGFiP et de l’Ordre pour rester à jour sur les ajustements du calendrier et des obligations.
💡 Astuce : privilégiez une frise chronologique simple et visuelle, avec les jalons réglementaires. Diffusez-la largement, en interne et à vos clients.
2. Repenser vos processus internes
- Cartographier vos flux actuels : comment les factures arrivent, sont traitées, validées, archivées.
- Repérer les points de friction : ressaisies manuelles, délais, manque de traçabilité, doublons, …
- Définir vos priorités : en fonction de vos besoins, identifier les tâches à automatiser, les données à centraliser, les axes d’optimisation, etc.
💡 Astuce : organisez un atelier collaboratif de 2h avec vos équipes. Sur un tableau blanc, ou un outil numérique visuel, tracez le parcours d’une facture de la réception à l’archivage. Les failles apparaissent très vite.
3. Choisir et déployer vos outils
- Sélectionner une Solution Compatible : conformité à la réforme, interopérabilité avec votre outil de production comptable, automatisation, etc.
- Vérifier sa simplicité côté client : ergonomie, instinctive, gain de temps, fluidifier l’échange de factures, etc.
- Déployer progressivement : commencer par quelques dossiers pilotes, ajuster les processus internes si besoin avant de passer à un déploiement généralisé.
💡 Astuce : favorisez la collaboration cabinet/clients, privilégiez une Solution Compatible qui fluidifie l’échange de factures et données. Par exemple : MEG facilite la collecte, la transmission et la mise en conformité.
4. Préparer et impliquer vos équipes
- Créer une culture projet : impliquer tout le monde, même ceux qui ne sont pas en première ligne, pour éviter les réticences.
- Former vos collaborateurs : compréhension du cadre légal, prise en main des outils, nouvelles procédures.
- Nommer un référent “facture électronique”, chargé de piloter la transition.
💡 Astuce : identifiez les collaborateurs motivés. Ces ambassadeurs vont rassurer leurs collègues et faciliter l’adoption des outils.
5. Accompagner vos clients dans le changement
- Informer de façon claire et pédagogique : fiche pratique, email type, webinaire de sensibilisation, etc.
- Segmenter vos clients : planifier des rendez-vous clients pour évaluer leur niveau de préparation et de digitalisation.
- Proposer un plan d’action personnalisé : identifier pour chaque client la marche à franchir et le rôle du cabinet.
💡 Astuce : commencez par vos 10 clients “phares”. Construisez un accompagnement pilote avec eux, ce sera votre preuve de réussite pour déployer la solution choisie à grande échelle.
La facture électronique n’est pas un projet “pour plus tard”. En suivant ces 5 étapes structurées, vous transformez une contrainte réglementaire en opportunité stratégique. Résultat : un travail collaboratif, proactif et efficient qui favorise un gain de temps et d’énergie pour tous.
