Préparez-vous à la facture électronique

La maturité des projets de DSP2, de captation des flux et d’imputation des factures (algorithme et IA) participe à la convergence des comptabilités dites d’engagement et de trésorerie. La « fameuse » facturation électronique va accélérer ce processus. Dans quelques années, il n’y aura plus qu’un mode de fabrication de la comptabilité pour 90% des entreprises. Afin d’anticiper ce phénomène, nous vous proposons d’adopter un mode de production comptable appelé « simplifié ». De quoi s’agit-il ?

 

Les entreprises qui relèvent des BIC et qui peuvent appliquer les règles de la comptabilité de trésorerie ne doivent pas dépasser les seuils de chiffre d’affaires suivants : 818.000 euros pour les activités de négoce et 247.000 euros pour celles de services. Sans connaître précisément les statistiques d’activité des entreprises, il n’est pas nécessaire d’être grand clerc pour comprendre que cette pratique comptable concerne une grande majorité des clients des cabinets, les TPE.

 

Malgré ce constat, les cabinets d’expertise comptable pratiquent très peu la comptabilité de trésorerie, exceptions faites des clientèles BNC.

 

Tout le monde en connaît les principales raisons. Les professionnels du chiffre lui reprochent son manque de visibilité et de fiabilité. Les sondages sur pièces (souvent pratiqués en fin d’exercice) ne sont pas assez précis (et souvent fastidieux) et le manque de visibilité sur les engagements pris par l’entreprise induit une approximation dans le pilotage.

 

Il faut dire que dans la majeure partie des cas, le mode de fabrication de cette comptabilité concourt à ce manque de précision. Elle se construit généralement en 3 étapes : 

 

1. 1. Le cabinet importe un fichier EBICS à partir duquel il fait ses affectations (certains utilisent des matrices Excel) ;
   2. De façon périodique (trimestre) mais plus généralement en fin d’exercice, le collaborateur comptable prend connaissance des pièces justificatives et pointe les dépenses les plus importantes ;
   3. Au moment du bilan, il fait le point sur les engagements au jour de la clôture, ce qui lui permet de présenter une situation identique à celle d’une comptabilité d’engagement.

 

Pour le client, c’est très simple. Malheureusement, son principal outil de pilotage reste son relevé bancaire. De son côté, l’expert-comptable a le sentiment d’une information parcellaire qui ne lui permet pas de suivre correctement ses dossiers pour mieux les conseiller en cas de besoin.

 

Aujourd’hui, la conjonction de différentes technologies est en train de changer totalement la donne et un nouveau processus de fabrication de la comptabilité est en train de voir le jour. A priori, il ressemble à « une comptabilité de trésorerie » mais il ne faut pas s’y tromper, il est beaucoup plus puissant et novateur qu’il en a l’air. La facture électronique sera l’aboutissement de ce processus et marquera le départ d’une nouvelle ère en matière de production comptable.

 

Précisons.

 

Il s’agit d’un assemblage de flux en temps réel que nous pourrions décrire comme suit :

 

1. 1. Le client capte ses justificatifs au fil de l’eau (photos, emails, JeFacture.com, box…) depuis n’importe quel terminal et le plus simplement possible (faible contrainte) ;
   2. Le client dispose d’un logiciel en mode Saas qui récupère en permanence tous ses flux bancaires grâce à la DSP2 (automatisme) ;
   3. Un robot balaye constamment la panière où sont stockées toutes les factures. Une simple reconnaissance du montant ttc et de la date permet une liaison automatique de la pièce jointe avec le flux bancaire (automatisme). Le cabinet n’a plus besoin de faire de sondages sur pièces car l’association « ligne bancaire – pièce » se fait en temps réel ;
   4. Grâce à des paramétrages intelligents par mots-clés, voire des algorithmes apprenants, le logiciel affecte par nature l’écriture comptable (le taux de précision est désormais de plus de 90% sur les petits dossiers) ;
   5. Les factures en attente d’affectation à la ligne bancaire sont considérées comme « non payées ». Le client garde une visibilité sur ses échéanciers et doit pouvoir payer ses factures d’un simple clic (nouveaux modes de paiements) ce qui lui procure de vraies facilités ;
   6. De son côté, le cabinet qui accède à un espace de supervision garde un œil sur les engagements de son client (facture à payer). S’il l’a équipé d’un module de facturation associé, il dispose d’un suivi complet des engagements (factures à recouvrir). En cas de dérapages sur les délais de paiement ou de recouvrement, le cabinet est immédiatement alerté (console). En fin d’exercice, il est aisé de comptabiliser automatiquement en engagement, les factures collectées qui ne sont pas réglées ;
   7. Pour parfaire le processus de fabrication de la comptabilité, le cabinet dispose de nombreuses alertes de production : erreur synchronisation banque, flux bancaire sans pièce attachée, ligne en attente d’imputation, etc… Il évolue dans un processus de qualité totale assuré par des data-controlers ;
   8. Enfin, le client accède à des indicateurs en temps réel pertinents pour y voir très clair sur son activité.

 

On pourrait rajouter un point N°9 regroupant l’ensemble des services que le cabinet pourra proposer à son client avec le temps et dont la diffusion sera facilitée par ce mode d’organisation : notes de frais, suivi de trésorerie, GRC, SIRH, relance, signature électronique, prédictions, tchat, financement, affacturage, diagnostics, etc…

 

Il faut bien comprendre que les technologies sont désormais totalement matures et que la facture électronique va purement et simplement accélérer la généralisation du processus décrit précédemment en agissant principalement sur les points N°1, N°3 et N°4.

 

Si on reprend les freins liés à la généralisation de la comptabilité de trésorerie, on comprend mieux comment ces technologies vont permettre de s’affranchir de ces derniers… toutes les barrières sont en train de tomber. Mieux, on est en droit de se demander s’il existera toujours une différence entre comptabilité de trésorerie et d’engagement. Chez RCA nous pensons qu’à l’aune de 2030, voire bien avant, les deux modes d’exercice auront totalement fusionné.

 

De façon concomitante, les fameux disrupteurs (compta en ligne, néo-banques, banques…) vont promouvoir ce mode d’organisation sans parler d’un relèvement des seuils qui sera naturellement facilité par ces évolutions.

 

Aujourd’hui, il faut comprendre qu’il est tout à fait possible de préparer votre cabinet à l’arrivée de la facturation électronique en commençant à mettre en place cette organisation. La facturation électronique va phagocyter progressivement les modes de collectes grâce à des API avec des plateformes comme jefacture.com ou Chorus. Elle va aussi entrainer la disparition des modes de reconnaissance (OCR).

 

Mais si vous préparez dès à présent votre cabinet et vos clients à ce nouveau mode d’organisation, l’arrivée de la facture électronique ne sera qu’une pure formalité pour tous : collaborateurs et clients. Car le véritable enjeu pour votre cabinet se situe véritablement autour du processus de production… pas sur la Facture Electronique en tant que telle.

 

Chez RCA, nous avons la solution : Mon Expert en Gestion (MEG). L’assemblage de technologies puissantes aboutit à une simplification pour tous : pour vos clients et pour votre cabinet. Cette plateforme digitale de pré-comptabilité est un moyen puissant pour gagner en productivité, protéger la marge de votre cabinet et se donner les moyens de diffuser de futurs services : votre cabinet devient plateforme.

 

 

 

Jérôme CLARYSSE, Président de RCA