Si certaines entreprises la connaissent déjà, d’autres vont devoir la découvrir rapidement pour anticiper 2026. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Fin du suspense, il s’agit bel et bien de la facture électronique ! Sujet de préoccupation majeur pour les experts-comptables actuellement, êtes-vous sûr de bien savoir répondre à toutes les interrogations de vos clients à ce propos ? Les idées reçues ont en effet la vie dure sur cette question ! En voici un exemple, peut-être déjà entendu lors de vos échanges : la facture électronique, c’est un simple PDF en fait, non ? Pas tout à fait, clairement. Pour démêler le vrai du faux et pouvoir répondre correctement aux questions posées, retrouvez toutes nos explications.
La facture électronique devra respecter un format spécifique
Chaque année, environ 2 milliards de factures sont éditées en France. Un chiffre impressionnant ! Dans les années à venir, les habitudes vont néanmoins changer, et ce, quelle que soit la taille des entreprises. Les formats de facture vont notamment devoir évoluer.
Non, certains formats utilisés aujourd’hui pour les factures ne suffiront plus
En effet, dès 2026 pour les grandes entreprises et d’ici 2027 pour les TPE et PME, certains formats de facture encore employés actuellement seront totalement interdits au moment de leur émission :
- Le scan d’une facture papier
- Un fichier sous format PDF simple
Oui, il existera des formats officiels de facture électronique à respecter
La mise en place de la facturation électronique obligera les entreprises à respecter un type de format imposé au moment de l’émission de leur facture :
- Un format hybride, par exemple Factur-X : il s’agit de la combinaison entre un fichier PDF et un fichier au format XML. Cette association permettra ainsi d’avoir la facture lisible facilement dans le PDF et les métadonnées dans le fichier XML. Ce format de facture semble particulièrement adapté pour les TPE et les PME car facile à mettre en place.
- Un format structuré via un EDI (Échange Informatisé de Données) : par exemple, les formats UBL ou CII. Ce type de format se compose de données structurées par des normes convenues entre les parties et déchiffrées par un logiciel spécialisé. Ces deux formats ont plus de chance d’être utilisés par des grandes entreprises ou pour des échanges internationaux de flux de factures.
Enfin, il sera également nécessaire que les factures soient bien lisibles
Concernant le format, une dernière obligation importante devra également être mise en place par les entreprises lors du passage à la facture électronique : les factures devront être facilement lisibles.
- En choisissant le format Factur-X, pas de problème, la facture sera mise en forme automatiquement par l’émetteur.
- Pour les formats UBL & CII structurés via un EDI, la facture électronique ne présentera pas de réelle mise en forme. Elle restera néanmoins lisible.
La facture électronique devra transiter par une plateforme de dématérialisation
Outre les formats spécifiques cités précédemment, les entreprises devront également respecter un process de transmission obligatoire. Aucune improvisation ne sera désormais possible.
Non, l’envoi d’un e-mail ne sera plus suffisant
Une chose est sûre, il faudra rappeler à vos clients qu’un simple envoi d’e-mail ne suffira plus. En effet, il s’agirait alors d’une facture dématérialisée, mais en aucun cas d’une facture électronique. Ce type d’envoi ne sera donc plus légal entre 2026 et 2027, selon le type d’entreprise.
Oui, les factures électroniques devront transiter par une plateforme de dématérialisation officielle
La nouvelle norme sera donc de faire transiter les factures via une plateforme de dématérialisation officielle. Véritable outil de facturation électronique, les entreprises pourront choisir entre plusieurs solutions :
- Le Portail Public de Facturation – ou PPF. Proche de l’actuelle plateforme Chorus Pro utilisée aujourd’hui dans le cadre des commandes publiques, le PPF permettra de saisir, déposer, transmettre ou recevoir des factures. Gratuit, ce portail risque néanmoins d’avoir des fonctionnalités limitées.
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire – ou PDP. Immatriculées auprès de l’administration fiscale et opérées par des opérateurs privés, les PDP pourront se charger de l’émission et de la réception des factures entre le client et son fournisseur. Payante, cette solution devrait permettre dans le futur d’offrir des fonctionnalités complémentaires aux entreprises.
- Un Opérateur de Dématérialisation – ou OD. L’OD revêt le rôle de tiers de confiance : il sera notamment en charge de l’interface entre l’entreprise et une PDP. Attention cependant, passer par ce type d’opérateur ne permettra pas de transmettre directement des factures aux clients : il restera obligatoire de les faire transiter par le PPF ou une PDP. Mais se faire aider par un OD restera néanmoins une solution efficace.
Enfin, les factures électroniques devront obligatoirement pouvoir être stockées
Dernière obligation à prendre en compte, les futures factures électroniques devront nécessairement pouvoir être stockées et archivées. Deux méthodes seront possibles :
- Soit directement sur le Portail Public de Facturation : un espace de stockage des factures est à disposition dans le portail. Il répond à l’obligation légale d’accessibilité des données pendant une durée minimale de dix ans.
- Soit grâce à la Plateforme de Dématérialisation Partenaire : un service d’archivage efficace et aux normes sera également proposé dans les PDP.
Un simple fichier PDF envoyé par e-mail ne sera donc pas considéré comme une facture électronique. Attention donc à bien accompagner vos clients et à leur expliquer les spécificités et les avantages de chacun des futurs formats de facture électronique. Même chose pour les plateformes de dématérialisation partenaires : vous les aiderez ainsi à faire les bons choix. Pas d’inquiétude cependant : notre plateforme MEG est prête pour ces changements ! De quoi aborder sereinement et efficacement cette transition.
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